Telefoniste/receptioniste

Afwikkeling van contacten (telefoon, post, fax, e-mail)

• aannemen van inkomende gesprekken, beantwoorden van vragen en zorgen voor een juiste doorverbinding met de gevraagde of voor het onderwerp meest geschikte afdeling/persoon;
• terugkoppelen naar beller wanneer de gewenste persoon niet aanwezig is, laten terugbellen van interne contactpersonen (indien niet door te schakelen), noteren en (mondeling, via e-mail) doorgeven van boodschappen;
• verzenden en ontvangen van faxen/e-mailberichten, doorgeven aan juiste persoon binnen organisatie en archiveren;
• sorteren van de binnenkomende post, frankeren van de uitgaande post, verzendklaar maken van te verzenden documenten (onder meer verkoopfacturen), bestellen van pakketdienst en koeriersdiensten op aanvraag.

• reacties van bellers over wachttijden;
• juistheid telefonische doorverbindingen (klachten van klanten/medewerkers);
• juistheid aangenomen, verzonden, doorgegeven en gearchiveerde berichten;
• juistheid van verstrekte informatie.

Ontvangst van bezoekers

• ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• registreren van persoonsgegevens;
• informeren van betreffende medewerker over aankomst bezoek;
• regelen van opvang bij kortstondige afwezigheid.

• correctheid van te woord staan;
• registratie bezoekersgegevens volgens toegangsprocedures;
• mate van gastvrijheid en representativiteit van optreden.

Beheer telefooncentrale/ -infrastructuur

• aanmaken van nieuwe medewerkergegevens in het systeem en toekennen doorkiesnummer;
• instellen van antwoordapparaat van de organisatie en zorg dragen voor beheer hiervan.

• juistheid gebruikersinstellingen;
• correctheid instelling.

Operationele secretariële en administratieve ondersteuning

• verrichten van werkzaamheden van administratieve/registratieve aard, zoals:
• verwerken van gegevens (invoeren van data) aan de hand van lijsten;
• opschonen van archief(delen) volgens instructie;
• uitwerken, bewerken en opmaken van correspondentie, rapportages, notities en dergelijke volgens (ontvangen) concepten en/of instructies in correct Nederlands en volgens huisstijl.

• snelheid en kwaliteit van de uitvoering in termen van:
• volgens huisstijl;
• taalgebruik;
• tijdigheid;
• juistheid (inhoud ondersteuning).
• tevredenheid contactpersonen over de dienstverlening.